Executive Assistent / Operations Manager

Vacature
alert

Hoofddorp | 32 - 28 uur | HBO | € 3300 - € 4750

Wij zijn voor het team van een Managing Partner en 5 Associated Partners op zoek naar een Executive Assistent / Operations Manager die de organisatie en de Managing Partner ondersteunt bij alle projecten waarin wij betrokken zijn. We zijn op zoek naar een getalenteerde en gedreven manager voor 28 tot 32 uur per week.

Over de organisatie

New Generation Leadership (NGL) gaat over een levenshouding en leiderschap binnen de sociale context. Het is purpose led, open en adaptief, gericht op duurzame resultaten en op de uitdagingen van onze wereld.

Het is hun missie om een ​​nieuwe generatie leiders bij te staan ​​in hun zoektocht naar succes, terwijl ze bedrijven en de samenleving naar een meer rechtvaardige, inclusieve en duurzame toekomst leiden.

Zij zijn hier om deze leiders te begeleiden in hun professionele en persoonlijke ontwikkeling via Executive Coaching, en om hen te helpen bij het vormen van effectieve teams via Executive Search. Ze gebruiken ook effectieve Executive Assessment-tools om leiders en teams te helpen bij het identificeren van persoonlijke en operationele leiderschapsattributen, zodat ze daarop kunnen voortbouwen.

Meer informatie vind je op de website.

 


Wat je gaat doen

Wij zijn voor het team van een Managing Partner en 5 Associated Partners op zoek naar een Executive Assistent / Operations Manager die de organisatie en de Managing Partner ondersteunt bij alle projecten waarin wij betrokken zijn. We zijn op zoek naar een getalenteerde en gedreven manager voor 28 tot 32 uur per week.

Operationeel ben je in hoofdlijnen verantwoordelijk voor:

  • Verschillende vormen van communicatie met alle relaties op hoog niveau;
  • Projectmanagement voor alle opdrachten, inclusief complex agenda beheer;
  • Evenementen en overige initiatieven op het gebied van marketing & communicatie;
  • Alle (financiële) administratie en communicatie met de boekhouder;
  • Alle contacten met leveranciers en samenwerkingspartners.

In de functie van Executive Assistent / Operations Manager ben jij de rechter- en linkerhand van de Managing Partner. Je ondersteunt haar bij haar werkzaamheden en zorgt dat alle zaken succesvol worden voorbereid en afgerond. Je ondersteunt niet alleen, maar fungeert ook als sparringpartner. Naast dat je de planning verzorgt en bewaakt stuur je ook bij wanneer deadlines of afspraken niet haalbaar blijken te zijn. Je stelt hierbij kaders op het juiste moment en geeft feedback.

Het gaat om een zeer gevarieerde en zelfstandige rol waarin veel te leren en te ontwikkelen is. De combinatie van de werkzaamheden betekent dat je voortdurend schaakt op verschillende borden, een goed ontwikkeld gevoel hebt voor het “managen” van zakelijke relaties op hoog niveau en gewend bent met vertrouwelijke informatie om te gaan. Je zorgt voor continuïteit in beleidsvoering en regelmaat in de dag. Dankzij jou worden langdurige projecten ingekort en de werkwijze gestructureerd. Jij zorgt voor communicatie naar het team en de buitenwereld. Jouw ideeën en gedachtes worden altijd zeer gewaardeerd, in de teammeetings of in de projecten waar je medeverantwoordelijk voor bent.

Werken met een internationale scope brengt uiteraard ook het nodige ad-hoc werk met zich mee, waarbij steeds een beroep wordt gedaan op jouw pro-activiteit en organisatiesensitiviteit. Jouw toegevoegde waarde voor NGL bestaat uit het opereren tussen de linies, de spin in het web die processen beter laat verlopen en het team het comfort geeft zich te kunnen focussen op hoofdzaken.

De uitdaging van deze functie zit vooral in de context waarin je komt te werken; internationaal, hoog opgeleid, ambitieus en in verschillende werkvelden met verschillende achtergronden. Voor de ideale kandidaat is deze context de motor om elke keer in actie te komen, lijnen met elkaar te verbinden en ons team te attenderen op gevoeligheden die zij mogelijk zelf over het hoofd zouden zien.


Over jou

  • Complex agenda beheer van de Managing Partner en projecten

Projectmanagement;

  • Contact met klanten en kandidaten
  • Bewaken van deadlines
  • Voorbereiden en het beheren van documenten tbv opdracht; voorstellen, contracten, profielen, long-lists, verslagen, rapportages, enz.
  • Corrigeren en redigeren van teksten

Officemanagement;

  • Receptie
  • Het beheren van alle correspondentie
  • Het coördineren van alle administratieve werkzaamheden, in- en uitgaande facturen en expenses.
  • Contact met leveranciers (copywriter, vormgever, IT, telecom, drukwerk, schoonmaak, website, enz).
  • Zorgen voor de professionele uitstraling van het kantoor
  • Verzorgen van boodschappen

Marketingwerkzaamheden;

  • Bewaken huisstijl
  • Het organiseren van bijeenkomsten (zowel intern als extern)
  • Het bijhouden van de website
  • Het opmaken en het verzorgen/versturen van nieuwsbrieven
  • Het up-to-date houden van een relatie database

 


Wie ben jij

We zoeken een gedreven, leergierige en nieuwsgierige assistent met volgende kenmerken:

  • HBO+ achtergrond;
  • Minimaal 5 jaar werkervaring in het bedrijfsleven;
  • Hands-on instelling met hoge energie;
  • Snelle denker en doener;
  • Uitstekende communicatievaardigheden. ABN en Engels in zowel woord als geschrift;
  • Self-starter, autonoom, met een zeer zelfstandige instelling.
  • Een uitdagende en afwisselende functie met veel persoonlijke vrijheid;

Een positief en ondernemend werkklimaat waar je snel veel leert; 

Standplaats: Bussum


Wat je krijgt

Salarisindicatie, afhankelijk van ervaring en senioriteit ligt tussen de 3500 en 4750 bruto per maand. Functie is voor 28 - 32 uur per week. Standplaats: Bussum

 

 

Solliciteer nu



Gerelateerde vacatures

Interim Juridisch Secretaresse

| 32 uur | MBO - HBO | € 75 - € 80 per uur

Voor onze opdrachtgever in Amersfoort zijn wij op zoek naar een Interim Juridisch Secretaresse voor 32 uur per week (uitloop naar 40 is mogelijk). Start is zo snel mogelijk en naar verwachting zal deze opdracht tenminste 4 maanden duren (met kans op verlenging).

Office manager

Leiden | 24 - 32 uur | MBO | € 3000 - € 4000

Ben je graag de spil van een organisatie en werk je het liefst in een kleine en informele omgeving? Voor VICO Therapeutics in Leiden zijn we op zoek naar een Office Manager voor 24-32 uur per week.

Management Assistent

Hoofddorp | 32 uur | HBO | € 3500 - € 4700

Voel jij je thuis in een klein team met korte lijntjes? Houd je je graag met veelzijdige werkzaamheden bezig? En ben jij iedereen altijd een stapje voor? Dan is de functie van Management Assistent bij de Commissie Eindtermen Accountantsopleiding (CEA) iets voor jou. We zoeken iemand die 32 uur per week beschikbaar is waarbij hybride werken tot de mogelijkheden hoort. 

Solliciteer nu Vacature alert instellen

Uw selectie ()

Je hebt nog geen kandidaten geselecteerd
Bekijk beschikbare professionals