Directiesecretaresse - (ingevulde vacature)
Vacaturealert
Hoofddorp | 32 - 28 uur | HBO | € 2800 - € 3400
Deze vacature is reeds in gevuld
De vacature die je bekijkt is reeds ingevuld. Hou de High Quality website in de gaten voor vergelijkbare vacatures.
Voor onze klant ProBiblio in Hoofddorp zijn we op zoek naar een Directiesecretaresse voor 28-32 uur per week.
Over de organisatie
ProBiblio is een actieve en innovatieve netwerkpartner voor het openbaar bibliotheekwerk in de provincies Noord- en Zuid-Holland. Ze nemen het voortouw als het gaat om vernieuwingen die relevant zijn voor onze bibliotheken. Daarbij zorgen ze voor het optimaal benutten van alles wat ontwikkeld wordt en organiseren ze samenwerking en kennisuitwisseling binnen onze netwerken. Ook verzorgen ze de logistiek van fysieke materialen tussen de bibliotheekvestigingen (het interbibliothecair leenverkeer).
Het bedrijf kent een informele sfeer, waar de werknemers het belangrijk vinden om voor een bedrijf te werken met een maatschappelijke rol. In totaal werken er 124 mensen bij ProBiblio, waarvan er rond de 80/90 op het nieuwe hoofdkantoor zullen komen (ook in Hoofddorp). Reden voor ontstaan van de functie is de verhuizing van de huidige directiesecretaresse. Deze dame is werkzaam tot eind mei wat betekent dat, afhankelijk van de mogelijke startdatum, je jezelf wegwijs zal moeten maken.
Wat je gaat doen
- Agendabeheer voor de directeur-bestuurder en businessunitmanagers. Je stelt prioriteiten, voert hiertoe regelmatig overleg en attendeert de directeur-bestuurder en businessunitmanagers op gemaakte en gewenste afspraken.
- Opstellen van memo’s en notities en op urgentie voeren van correspondentie. Je zorgt binnen afspraken en bevoegdheden met een grote mate van zelfstandigheid voor afhandeling.
- Verzorgen van vergaderstukken voor de directie, signaleren van aandachtspunten voor diverse overlegvormen en zorgdragen voor de verspreiding van vergaderstukken.
- Notuleren van MT- en RvT-vergaderingen en opstellen van besluitenlijsten. Daarnaast zorg je voor de uitnodigingen, locaties en overige randvoorwaardelijke zaken voor vergaderingen.
- Overzicht houden over de diverse besluitenlijsten en de stroom aan correspondentie. Je bewaakt de voortgang, initieert acties om de afhandeling te waarborgen en signaleert en rappelleert vertragingen op de voortgang.
- Verzorgen van de sluisfunctie bij de telefoon en inloop. Je beoordeelt op basis van goed doorvragen zelfstandig de noodzaak en urgentie en informeert de directeur-bestuurder en/of businessunitmanagers over relevante zaken.
Wie ben jij
- HBO werk- en denkniveau
- Minimaal 3-5 jaar relevante actuele ervaring
- Uitstekende mondelinge en schriftelijke beheersing van de Nederlandse taal (taalgevoelige organisatie)
- Kennis/ervaring met trends en ontwikkelingen binnen eigen vakgebied
- Schakelvermogen, sparringpartner op juiste niveau
- Goede kennis en vaardigheid in het MS Office pakket
- Daarnaast ben je flexibel, integer, zelfstandig en ben je sterk in het plannen en organiseren van zaken
Wat je krijgt
- Een salarisrange tussen de € 2.668 en € 3.420 obv 36 uur
- Vakantiegeld
- Eindejaarsuitkering van 3,25%
- 5 weken vakantie + de mogelijkheid tot het kopen van 2 extra weken (180 uur + 72 uur)
- Ontwikkelbudget
- Reiskostenvergoeding (OV of €0,19 per km)
- Pensioenregeling
High Quality Recruitment ondersteunt ProBiblio exclusief in deze procedure.
Vragen, reacties en sollicitaties kunnen verstuurd worden naar Yoka Eeltink, te bereiken via y.eeltink@high-quality.nl of via 06 - 11293776.
Meer informatie over onze vacatures of mogelijkheden voor opdrachtgevers?
Neem contact met ons op!