Interim Management Assistent - (ingevulde vacature)

Als Secretaresse / Management Assistant ben je een onmisbare schakel voor de Manager Operations en Financial Director. Je vormt samen met je directe collega de schakel tussen de afdelingen Sales en Operations. In deze brede functie ligt de nadruk op het ondersteunen van de directie en Manager Operations. Hierbij kun je denken aan agendabeheer, facilitaire en administratieve ondersteuning. Daarnaast lever je managementsupport aan de Manager Operations en Financial Director en fungeer je als spin in het web voor de afdeling Operations. Tevens bied je ondersteuning aan de afdeling Operations zoals het correct en tijdig verwerken van het inkoopproces, waaronder het aanmaken van inkooporders en verwerken van de inkooporders. Je weet uitdagingen te prioriteren, denkt mee met de organisatie en neemt initiatief wanneer hier ruimte voor is. Je takenpakket bestaat o.a. uit: 

• Het leveren van managementsupport aan de Financial Director en Manager Operations, ondersteunen bij administratieve werkzaamheden, notuleren, afhandelen van telefoonverkeer en het ontvangen van bezoek;
• Het zorgen voor een tijdige, accurate en effectieve voorbereiding en informatievoorziening van vergaderingen en van de werkzaamheden van de Manager Operations en Financial Director, gericht op een zo efficiënt en effectief mogelijke invulling hiervan;
• Het zorgdragen voor de administratieve afhandeling en archivering die voortvloeit uit de activiteiten van de Manager Operations en Financial Director, gericht op een correcte, complete en toegankelijke dossiervorming;
• Het verzorgen van het agendabeheer: plannen, agenderen en coördineren van afspraken van de Financial Director en Manager Operations;
• Het correct en tijdig verwerken van het inkoopproces, waaronder het aanmaken van inkooporders en verwerken van de inkooporders in het administratiesysteem;
• Het plannen en organiseren van zakenreizen, reisdocumenten en (hotel)reserveringen