Ben jij op zoek naar een ambitieuze werkomgeving om jouw organisatorische talenten in te zetten? Krijg je daarnaast energie van ondersteuning bieden op operationeel, secretarieel en administratief gebied op hoog niveau? Dan zijn wij op zoek naar jou!
Voor onze opdrachtopgever in het centrum van Amsterdam zijn wij op zoek naar een Directiesecretaresse voor 36 - 40 uur per week.
Als Directiesecretaresse vorm je samen met drie collega's het secretariaat en ondersteun je ieder primair 2 Directeuren / Managers op administratief, organisatorisch en secretarieel gebied. Je plant afspraken en overleggen, stemt af met betrokkenen en bewaakt het overzicht. Het is belangrijk dat je kan meebewegen met wat er op dat moment van de directieleden gevraagd wordt, en daarin altijd een stapje vooruit denkt. Je takenpakket bestaat o.a. uit:
- Je verzorgt complex agendabeheer incl. het boeken van reizen en regelen van visa's.
- Je plant en organiseert vergaderingen en overleggen.
- Je sorteert, distribueert en verwerkt inkomende en uitgaande post en e-mails brengt stakeholders tijdig op de hoogte van belangrijke prioriteiten.
- Je verzorgt correspondentie en zorgt ervoor dat deze correct wordt gearchiveerd.
- Je behoudt overzicht en schakelt snel wanneer er zaken in de planning wijzigen.
De organisatie is de afgelopen jaren zeer hard gegroeid en de verwachting is dat dit komende jaren stevig doorzet. De functie biedt ruimte voor eigen inbreng, initiatief en ontwikkeling en vanuit een leuk en collegiaal team zorg je ervoor dat alle organisatorische zaken voor management en directie soepel verlopen.
Onze opdrachtgever is een toonaangevend farmaseutisch bedrijf die zich voornamelijk richt op generieke geneesmiddelen (vitaminen, pijnstillers etc.) voor de markt in Centraal- en Oost Europa, Centraal - Azië en de Kaukasus. Insteek is om hoogwaardige en betaalbare medicijnen te produceren die voor iedereen toegankelijk zijn. Ze hebben diverse fabrieken in het buitenland waar de medicijnen worden geproduceerd en het hoofdkantoor is gevestigd in het centrum van Amsterdam.
Op dit moment werken er zo'n 30 collega's (veelal C-level) in Amsterdam. De kans is zeer groot dat dit op korte termijn gaat groeien naar 40 á 45 collega's (i.v.m. overname). Kenmerken voor de organisatie is diversiteit aan culturen in het personeelsbestand (voertaal is Engels), de verantwoordelijkheid die je naar je toe kan trekken en dat eigen initiatief zeer wordt gewaardeerd!
