Interim Directiesecretaresse

Als Interim Directiesecretaresse ben jij de steun en toeverlaat van de Directeur en bied je brede ondersteuning op administratief, organisatorisch en secretarieel gebied. Je denkt proactief mee en zorgt dat alles tot in de puntjes geregeld is. Verder plan je afspraken en overleggen in, stem je af met betrokken en bewaak je het overzicht. Het is belangrijk dat jij kan meebewegen met wat er op dat moment van de Directeur gevraagd wordt, en daarin altijd een stapje vooruit denkt.

Je takenpakket bestaat o.a. uit:

• Agendabeheer;
• Bijeenkomsten organiseren en desgewenst notuleren;
• Voorbereiden, verslagleggen en archiveren van MT en OR overleggen. Maken en opvolgen van actiepuntenlijsten, voortgangscontrole op besluiten;
• Informatie uit bijgewoonde vergaderingen verspreiden onder de collega's die geïnformeerd moeten worden of in actie moeten komen;
• Het bewaken van het in- en externe netwerk van de directeur- bestuurder;
• Ondersteuning bij representatie (denk hierbij bv aan alert zijn op bijzondere gebeurtenissen in het veld, sturen van kaartjes of cadeautjes, etc.;
• (Internationale) bezoeken en reizen voorbereiden; boeken van tickets, reserveren van verblijf.