Vragen over deze vacature
Neem contact op met:
Mike van Duijn06-15 39 71 45 (ook bereikbaar via WhatsApp)
m.vanduijn@high-quality.nl
Sollicitatieprocedure
Solliciteer
Leuk dat je solliciteert! We laten je binnen 2 werkdagen weten of deze rol bij je past.
Telefonisch Interview
Eén van onze recruiters belt je om de functie te bespreken en een online gesprek in te plannen.
Online gesprek
In de online afspraak bespreken we in een uur de functie in detail met je.
Gesprek bij opdrachtgever (max. 2)
Je gaat langs bij de opdrachtgever, zodat je een compleet beeld van de functie en organisatie krijgt.
Contractvoorstel
Je ontvangt een aanbod dat je niet kunt weigeren.
In dienst
Even een handtekening zetten en je nieuwe baan kan beginnen!
Directiesecretaresse - (ingevulde vacature)
Vacaturealert
Son | 32 - 40 uur | HBO | € 3500 - € 4400
Deze vacature is reeds in gevuld
De vacature die je bekijkt is reeds ingevuld. Hou de High Quality website in de gaten voor vergelijkbare vacatures.
Voor IT&Care zijn wij exclusief opzoek naar een proactieve Directiesecretaresse die van afwisseling houdt, en graag werkt in een snel veranderende en technologie gedreven omgeving. Sta jij stevig in je schoenen en ben je voor 32 uur tot 40 uur per week beschikbaar dan komen we graag met jou in contact!
Wat je gaat doen
Voor onze opdrachtgever IT&Care zijn wij exclusief opzoek naar een ervaren en krachtige Directiesecretaresse. In deze rol ondersteun je de algemeen directeur van IT&care bij een breed pakket aan administratieve, organisatorische en coördinerende taken. Als directiesecretaresse reikt jouw invloed nog verder; je draagt indirect bij aan een gezond, gemotiveerd en competent werkend Nederland.
Samen met de directeur werk je aan de meest uiteenlopende taken waaronder:
- strategisch agendabeheer: Je beheert proactief de complexe agenda van de directeur om te zorgen voor een optimale tijdsbesteding. Dit omvat het plannen, prioriteren en herzien van afspraken en vergaderingen om de directeur te ontlasten.
- communicatie & correspondentie: Je bent het eerste aanspreekpunt voor alle communicatie gericht aan de directeur, waarbij je zorgt voor een snelle en efficiënte informatiestroom. Daarnaast beheer je de inkomende en uitgaande correspondentie, filter je communicatie op relevantie en urgentie, en bereid je antwoorden voor namens de directeur indien nodig.
- uitgebreid vergadermanagement: Niet alleen het voorbereiden en notuleren van vergaderingen, maar ook het beheren van de follow-up taken. Zorgen dat actiepunten worden gecommuniceerd en gemonitord, waardoor de directeur verzekerd is van de voortgang zonder zelf in details te hoeven treden.
- documentatie en rapportage: Opstellen, reviseren en beheren van essentiële documenten, presentaties en rapporten. Dit houdt in dat je proactief materiaal verzamelt en samenstelt ter ondersteuning van besluitvormingsprocessen.
- projectmanagement ondersteuning: Actief ondersteunen van de directeur in het leiden en beheren van speciale projecten, waaronder het opstellen van projectplannen, het bewaken van deadlines en het coördineren van betrokken teams en stakeholders.
- evenementen en gasten: Organiseren en coördineren van zakelijke evenementen, inclusief het ontvangen van gasten en hoogwaardigheidsbekleders, het beheren van de logistiek en het waarborgen van een vlekkeloze uitvoering.
- reis- en expense management: Efficiënt plannen van zakelijke reizen, inclusief het beheer van reisschema’s en het verwerken van onkostenrapporten, om een naadloze ervaring voor de directeur te garanderen.
Wie ben jij
- Je hebt minimaal HBO werk- en denkniveau, bij voorkeur met een specialisatie directiesecretaresse.
- Je hebt ten minste 5 jaar ervaring in een ondersteunende functie voor senior management, idealiter binnen een technologie- of IT-georiënteerde organisatie.
- Je hebt de motivatie om geregeld naar kantoor te gaan in Utrecht en Eindhoven (Son en Breugel).
- Je hebt uitstekende planning- en organisatievaardigheden, met een sterk vermogen om prioriteiten te stellen in een complexe omgeving.
- Je staat stevig in je schoen, durft nee te zeggen en kan goed om gaan met stevige karakters.
- Je hebt voortreffelijke communicatieve vaardigheden en de capaciteit om op verschillende niveaus binnen en buiten de organisatie te schakelen.
- Je hebt een hoge mate van zelfstandigheid, initiatief en besluitvaardigheid om de directeur effectief te ontlasten.
- Je hebt ervaring met het discreet omgaan met vertrouwelijke informatie.
- Je hebt aanpassingsvermogen, met een proactieve benadering van probleemoplossing en crisismanagement.
- Je hebt geavanceerde kennis van MS Office, projectmanagement tools, en digitale communicatieplatformen.
Wat je krijgt
- Een goed salaris volgens de cao tussen € 3500,- en € 4400,- bruto per maand (o.b.v. 40 uur).
- Direct een vast contract.
- Een baan voor 32 tot 40 uur.
- Een open, informele werksfeer.
- Een goede pensioenregeling en reiskostenvergoeding.
- Extra vakantiedagen bij te kopen. Standaard heb je 25 vakantiedagen en daar bovenop kun je per jaar maximaal 13 dagen bij kopen (op fulltime basis).
- Een warme introductie in de organisatie. Dankzij de introductiedagen en de onboarding app weet je snel je weg te vinden.
- Hybride werken, waarbij je werkt vanuit de omgeving die past bij jouw werkzaamheden.
- Aandacht voor preventie en vitaliteit met het my-way ontwikkel- en vitaliteitsprogramma. Je krijgt een persoonlijk vitaliteitsbudget, je kunt meedoen aan challenges en ontvangt beloningen voor gezond gedrag.
- Een uitgebreid aanbod van opleidingen, (online) trainingen en geaccrediteerde nascholing.
- Gezellige evenementen en borrels, omdat ontspanning voor ons net zo belangrijk is als werken.
High Quality Recruitment ondersteunt IT&Care exclusief in deze procedure. Vragen, reacties en sollicitaties kunnen verstuurd worden naar Mike van Duijn, te bereiken via Mobiel: 06-15 39 71 45 E-mail: m.vanduijn@high-quality.nl.
Over de organisatie
IT&Care is, samen met ArboNed, HumanCapitalCare, Mensely en Focus, onderdeel van HumanTotalCare. De grootste dienstverlener binnen het domein werk en gezondheid. IT&Care is een IT-dienstverlener die zich richt op de zorgsector. Het bedrijf biedt een scala aan IT-oplossingen en -diensten aan die specifiek zijn ontworpen om de efficiëntie en effectiviteit van zorginstellingen te verbeteren. Hier zijn enkele van de belangrijkste activiteiten en diensten die IT&Care kan bieden: E-health oplossingen, IT-infrastructuur, Consultancy en advies, Softwareontwikkeling, Support en onderhoud, training en educatie.
In deze functie werk je zelfstandig voor de algemeen directeur van IT&Care, maar je staat er nooit alleen voor. Je bent samen met de office-manager een team. Samen zorgen jullie ervoor dat alles op rolletjes loopt. Je bent 2 dagen per weer week op het kantoor in Utrecht en 1 keer per week reis je af naar het hoofdkantoor in Son. De andere dag werk je vanuit de omgeving die bij je past. Je werkt ook nauw samen met de andere directiesecretaresses van HumanTotalCare, ArboNed, HumanCapital Care en Mensely en natuurlijk de collega's binnen IT&Care zelf.
Meer informatie over onze vacatures of mogelijkheden voor opdrachtgevers?
Neem contact met ons op!