Directiesecretaresse - (ingevulde vacature)

Voor het Oogfonds in Utrecht zijn wij op zoek naar één of twee Directiesecretaresse voor 20 - 36 uur per week. Idealiter vinden we twee ijzersterke parttimers (20 - 24), die deze functie weten in te vullen met ieder hun eigen aandachtsgebied(en) en elkaar kunnen vervangen bij afwezigheid. Met staat daarnaast ook open voor één fulltimer. 

In deze brede en uitdagende functie ben jij de steun en toeverlaat van de Directeur / Bestuurder en zorg je ervoor dat alles op kantoor op rolletjes verloopt. Je plant overleg momenten en afspraken in, verstrekt informatie aan interne en externe stakeholders, verzorgt diverse vormen van correspondentie, faciliteert bij diverse werkprocessen en bent verantwoordelijk voor diverse office management gerelateerde zaken. Daarnaast bied je ondersteuning (indien nodig) op Finance, HR, donateursadministratie of projectondersteuning. 

Kortom, je bent een manusje van alles en biedt secretariële, administratieve en organisatorische ondersteuning aan diverse collega's. Je takenpakket bestaat o.a. uit:

• Biedt secretariële, administratieve en organisatorische ondersteuning aan de Directeur / Bestuurder en diverse teamleiders
• (Complex) agendabeheer
• Voorbereiden van vergaderingen, stukken opstellen en verstrekken aan interne en externe stakeholders
• Ondersteuning bieden / faciliteren van diverse werkprocessen
• Ondersteuning op het gebied van HR, Finance, officemanagement, donateursadministratie en/of projectondersteuning
• Plannen en organiseren van reizen, bijeenkomsten, congressen, events etc.