Voor een organisatie die haar klanten diensten biedt op het gebied van o.a. facility management zijn we op zoek naar een Administratief Medewerker Contractbeheer voor 32-40 uur per week.
De organisatie is wereldwijd marktleider in geïntegreerd technisch, facilitair, vastgoed- én projectmanagement. Zij laten de vastgoedportfolio en de medewerkers van hun klanten excelleren. Ze geloven namelijk dat het creëren van een optimale werkplek waarde toevoegt, zoals een hogere productiviteit en gezondere medewerkers. En ze zitten zich vol enthousiasme in dit te bereiken - snel schakelen en korte lijnen zijn kenmerkend voor hoe er gewerkt wordt!
Als Administratief Medewerker Contractbeheer maak jij onderdeel uit van het team dat werkzaam is voor het verschillende (local)accounts, denk aan Stedin en Ahold. Jij draagt de verantwoordelijkheid voor alle voorkomende administratieve werkzaamheden binnen het team. Hierbij kun je denken aan servicedesk activiteiten, orderadministratie, mailbeheer, inkoop orders, factuur administratie, het opstellen en beheren van registratiesystemen en indien noodzakelijk ad-hoc rapportages.
Jij bent succesvol als de contractueel overeengekomen KPI’s behaald worden, de klant tevreden gehouden wordt en kansen en verbeteringen weet te realiseren. Daarbij zorg jij te allen tijde voor een professioneel imago naar klanten en bezoekers.
Contract
Je bewaakt de contractueel overeengekomen dienstverlening met de klanten. Je zorgt dat je besparingsmogelijkheden identificeert en waar mogelijk implementeert om de besparingsdoelen in het contract te maximaliseren. Je hebt een commercieel oog en bent nauw betrokken bij de verbetering van het inkooptraject. Je ondersteunt het management met het opstellen van diverse rapportages van zowel de klant als voor de organisatie.
Kwaliteit
Je zorgt met jouw team voor een optimale naleving van de QHSE-vereisten. Je ziet erop toe dat de externe dienstverleners (Subcontractors) ook via deze vereisten hun werk doen. De eventuele risico’s en gevaren rapporteer je in de QHSE Management Portal. Daarnaast deel je best practices en innovatie en zorg je ervoor dat er continu efficiëntie wordt bereikt. Je weet de klant iedere keer te verrassen door de kansen die jij weet te signaleren.
Finance
Je ondersteund bij het facturatieproces, maken van facturen en de opvolging daarvan. Kortom, je bent sterk met cijfers.
Daarnaast bent je verantwoordelijk over het P2P-proces: van inkooporder tot aan factuurverwerking. Daarnaast zal je ook samen met de klant en de Lead Contract Support de betaling van de facturen overeenkomen en zorgen dat alles op tijd gefactureerd wordt.
Dit alles doe je ongeveer twee dagen per week vanuit huis en drie dagen per week vanuit het hoofdkantoor in Amsterdam.
Doordat je in een matrix gestuurde organisatie komt te werken krijg je veel eigen verantwoordelijkheid. Je bent proactief, een zelfstarter en vindt het fijn in een corporate omgeving te werken. Daarnaast:
- Je beschikt over minimaal een MBO-diploma.
- Aanvullend heb je 2-4 jaar relevante werkervaring én heb je aantoonbaar ervaring met administratie.
- Kennis van Dynamics (of andere ERP-systemen) is een groot voordeel.
- Je vindt het leuk om met verschillende systemen te werken en je bent bekwaam met Excel.
- Je beheert de Nederlandse en Engelse taal in spraak en geschrift. Ook heb je goede communicatieve vaardigheden.
- Ervaring met werken in matrixorganisaties is een pré.
- Een salaris tussen de €2600 en €3300 obv 40 uur;
- Laptop, iphone en aanvullende thuiswerkvergoeding;
- Vaste pensioenregeling én optionele collectieve zorg- en woonhuisverzekeringen;
- 8,33% vakantiegeld, 25 vaste verlofdagen, tot 10 verlofdagen aan te kopen én 2 bonus verlofdagen bij 1 jaar niet ziek;
- 12 ADV dagen per jaar bij een fulltime dienstverband
- Ontwikkelingsmogelijkheden middels de interne academy en/of externe opleiders.
Daarnaast kom je terecht in een gedreven en professionele organisatie terecht met veel doorgroeimogelijkheden.