Samenwerken voor succes | Universiteit Leiden
Geplaatst op 16-01-2023 met als inspirator Eva Adamowicz
Het vinden van nieuw personeel is, zeker in de huidige markt, niet makkelijk. Ons team zet zich elke dag in om snel tot de juiste (interim) match te komen. We helpen opdrachtgevers in het hele land en in elke sector, waarbij we altijd gaan voor het opbouwen van langdurige relaties.
In 2022 hebben we de Universiteit Leiden geholpen bij het vinden van drie interim professionals, om te ondersteunen tijdens de implementatie van een nieuwe roosterapplicatie. Wij spraken over dit project en onze samenwerking met Joëlle Koning, verantwoordelijk voor de onderwijsvoorbereiding binnen de faculteit Geesteswetenschappen.
Kun je iets vertellen over de Universiteit Leiden als organisatie en jouw eigen rol?
De Universiteit Leiden is een grote onderwijsinstelling, met zeven faculteiten in zowel Leiden als Den Haag. Sinds een paar jaar speelt de ontwikkeling om onderwijslogistieke processen faculteit overschrijdend te stroomlijnen. Voorheen gaven faculteiten hier binnen de eigen faculteit invulling aan. Nu werkt de universiteit aan gebruiksvriendelijke systemen en processen die toekomstbestendig zijn en voor een goede student- en medewerkerservaring zorgen. Dat vraagt om een veranderslag, waar we als faculteit momenteel middenin zitten.
Inmiddels ben ik al 12,5 jaar verbonden aan Universiteit Leiden. Ik ben gestart als studiecoördinator bij een paar opleidingen, waar ik onder andere studieadvies gaf aan studenten en verantwoordelijk was voor de praktische organisatie van het onderwijs. In mijn huidige rol ben ik verantwoordelijk voor de onderwijsvoorbereiding binnen de faculteit Geesteswetenschappen, een faculteit die veel taal- en cultuuropleidingen verzorgd, maar ook opleidingen zoals Geschiedenis en International Studies. De onderwijsvoorbereiding regisseert alle processen die onze faculteit moet doorlopen om hun onderwijs te organiseren. Elk jaar is dat weer een uitdagende maar mooie puzzel om te leggen, wat ik en mijn team met veel plezier doe.
Hoe zou je jullie bedrijfscultuur omschrijven?
De twee woorden die qua cultuuromschrijving bij me opkomen zijn betrokkenheid en motivatie. Bij zowel ondersteunend als wetenschappelijk personeel zie ik betrokken mensen die zich volledig inzetten voor succes van de opleiding, faculteit, universiteit én natuurlijk de studenten.
Onlangs heeft High Quality geholpen bij het vinden van drie freelancers om te ondersteunen bij de implementatie van die nieuwe roosterapplicatie. Zou je daar meer over kunnen vertellen?
Begin 2022 heeft de universiteit een nieuwe roosterapplicatie gekregen om het roosterproces te verbeteren.. De voorbereiding en implementatie van deze applicatie bracht veel werk met zich mee, waar we – ook vanwege de start van het nieuwe academisch jaar – binnen het team niet voldoende ruimte voor hadden. In overleg met de bedrijfsvoerder is toen besloten tijdelijk extra krachten op dit project te zetten. En met die vraag zijn we met High Quality in contact gekomen.
Zij hebben drie freelancers voor ons gevonden die voor de zomer, samen met een aantal collega's van het facultair team, getraind zijn in het nieuwe systeem. Onze faculteit biedt meer dan 70 onderwijsprogramma's (bachelor- en masteropleidingen en minoren), wat qua data neerkomt op tientallen Excel documenten met roosteraanvragen. Aanvragen die op het moment van invoering ook alweer verouderd konden zijn. Een flinke klus dus! Het betekende veel handmatig werk, waarbij het koppelen van cursussen aan de juiste opleiding de basis was. Daarna moest de bestaande data worden verrijkt: het koppelen van docenten en tijdstippen en het aangeven van specifieke wensen qua faciliteiten in de ruimte (bijvoorbeeld een bepaalde opstelling). Alles moest nauwkeurig ingevoerd zijn voordat er vanuit de centrale afdeling zalen werden toegekend. Tussendoor kwamen er ook regelmatig wijzingen binnen die ook verwerkt moesten worden. Dit heeft een paar maanden geduurd, tot het moment waarop studenten hun onderwijs konden gaan plannen.
Zowel van de voorbereiding en dataverwerking als de wijzigingen heeft een van de freelancers een overzicht bijgehouden, zodat het goed overgedragen kon worden. Hiermee is de implementatie en het project met de drie freelancers afgerond; er zullen gedurende het jaar altijd wijzigingen zijn, maar dat wordt na de overdracht en aanvullende training door de administratie en onderwijscoördinatoren gedaan.
Vanwege de tijdelijke duur van dit project hebben jullie de afgelopen maanden met freelancers gewerkt. Wat maakt wat jou betreft een goede freelance professional?
Als ik kijk naar specifiek dit project en deze drie personen dan springt het op eigen initiatief de samenwerking opzoeken eruit. Na een overleg met mij en/of het team wisten ze globaal wat er moest gebeuren, waarna ze onderling gingen overleggen hoe ze dit gingen aanvliegen. Dat nam echt tijd en werk bij mij weg, wat ik heel fijn vond.
Daarnaast is goed luisteren heel belangrijk; zorg dat je weet wat prioriteit heeft en denk mee over wat bepaalde taken inhouden – zodat niet alles voorgekauwd hoeft te worden. Daar waren de drie krachten waar we voor dit project mee hebben gewerkt erg sterk in vond ik. Aan de andere kant moet je als freelancer ook niet teveel dingen op eigen houtje doen. De balans tussen zelfstandig en proactief aan de slag gaan en checken of je met de juiste dingen bezig bent is wat mij betreft heel belangrijk.
Ook is het bewaren van overzicht, zeker in ondersteunende functies, onmisbaar. Soms kunnen bij vaste medewerkers zaken verloren gaan in de waan van de dag; als er dan iemand (of meerdere professionals) met een frisse blik vragen stelt kom je dingen tegen die niet voorzien waren. Een heldere terugkoppeling over zulke zaken draagt bij aan benodigde oplossingen die zorgen dat het proces weer door kan. Tot slot is het als freelance professional belangrijk dat je goed bereikbaar bent en duidelijke afspraken maakt over waar en wanneer je werkt. Een van de freelance professionals wilde bijvoorbeeld graag in de avonden en weekenden werken; door dit helder te communiceren én af te stemmen met de andere freelancers was dit geen enkel probleem.
Al met al zijn we heel tevreden over dit project, zowel de toegevoegde waarde die de tijdelijke medewerkers hebben laten zien als het proces en de fijne samenwerking met High Quality. Gedurende het project heeft Jasper van Leeuwen contact met ons gehouden om er zeker van te zijn dat wij én de freelancers tevreden waren en bleven.